OFFRE D'EMPLOI

Gestion du courrier entrant

• Réceptionner, enregistrer et référencer le courrier physique et électronique.
• Assurer la ventilation du courrier vers les entités concernées.
• Veiller au respect des délais de transmission.
• Tenir un registre conforme aux procédures internes.

Gestion du courrier sortant

• Enregistrer les correspondances officielles.
• Vérifier la conformité formelle des documents avant envoi.
• Assurer l’expédition du courrier.
• Archiver les copies conformément aux règles en vigueur.

Suivi et traçabilité

• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi.
• Assurer le suivi des réponses attendues.
• Relancer les services concernés si nécessaire.
• Produire des rapports périodiques sur l’activité du bureau d’ordre.

Archivage et classement

• Organiser le classement physique et numérique des documents.
• Garantir la confidentialité des documents administratifs.
• Participer à la mise en place d’un système d’archivage structuré.

Amélioration des procédures

• Participer à l’optimisation des circuits de courrier.
• Contribuer à la digitalisation des processus administratifs.
• Proposer des améliorations en matière de gestion documentaire.

Activités spécifiques en contexte universitaire

• Gestion des correspondances institutionnelles.
• Suivi des notes de service, décisions et circulaires internes.
• Coordination avec les facultés, écoles et centres de recherche.

Formation :

• Bac+2 ou Bac+3 en gestion, administration ou équivalent
• Expérience souhaitée dans un poste similaire, idéalement dans l’enseignement supérieur

Savoir Faire :

• Maîtrise des techniques de gestion administrative
• Bonne connaissance des circuits administratifs universitaires
• Maîtrise des outils bureautiques
• Bonne maîtrise du français et de l’arabe (l’anglais est un atout)

Savoir être : Rigueur et sens de l’organisation Discrétion et respect de la confidentialité Réactivité et gestion des priorités Bon relationnel et sens du service Esprit d’initiative